【10ページが1枚に】ChatGPT要約のやり方とプロンプト

10ページの会議資料。読む時間がないまま、会議が始まってしまう。そんな日はないでしょうか。

AIに要約させれば数十秒で終わります。ただし、何も考えずに貼るだけでは、薄い要約しか返ってきません。

この記事では、実際に長文メール・会議資料・論文で試した経験から、そのまま使えるプロンプトと、確かめ方をお伝えします。

　

要約がうまくいかない理由

「要約して」とだけ頼んで、思ったものが返ってこなかった経験はないでしょうか。原因は3つに分けられます。

• 文章を丸ごと貼るだけで終わっている
• どれくらいの長さにするか決めていない
• 誰のための要約か伝えていない

どれも難しい話ではありません。条件を足すだけで、返ってくるものが変わります。順に見ていきましょう。

　

丸ごと貼るだけ

文章を貼って「要約して」とだけ書くと、当たりさわりのない要約が返ってきます。いちばん多い失敗です。

AIは、あなたが何のために手元の資料を読むのかを知りません。会議で発言するためなのか、部内に共有するためなのか。目的が分からなければ、無難にまとめるしかありません。

貼る前に、ひとこと足す。たったそれだけで結果が変わります。

　

長さを決めていない

長さを指定しないと、要約が冗長になります。「短くまとめたはずなのに、結局長い」という状態です。

私も、長さを伝え忘れて何度かつまずきました。とくに古いバージョンのAIほど、だらだらと長くなりやすい印象があります。

「300字で」「箇条書きで5つ」「見出しと箇条書きだけで」。最初に伝えておけば、指定した範囲に収めてくれます。

　

誰に見せるか不明確

見落とされがちな条件です。同じ資料でも、読む人によって必要な部分は違います。

自分が読むためなのか、上司に報告するためなのか、部内に配るためなのか。読む相手を伝えると、拾ってくる情報が変わってきます。

「○○の立場で必要な部分を教えて」と、自分の仕事の立場を添えるのも効きます。全体をまんべんなく縮めるのではなく、自分に関係する部分を厚く書いてくれます。

　

要約のやり方3ステップ

やることは3つだけです。元の文章を渡し、条件を伝え、最後に自分で確かめる。とくに大事なのは3つ目で、確認を飛ばすと痛い目を見ます。順にお伝えします。

　

ステップ1 元の文章を渡す

まず、要約したい文章をチャットに貼ります。長文メール、会議資料、説明文書。どれでも構いません。

実際に長文メールで試したときは、半分以下の分量になり、読んで理解するまでの時間が明らかに短くなりました。

ただし、貼ってよい文章かどうかは先に考えてください。判断のしかたは後の章でお伝えします。

　

ステップ2 条件を伝える

次に、どんな要約が欲しいかを伝えます。決めるのは3つだけです。

決めること	伝え方の例
長さ	300字で／箇条書きで5つ
形	見出しと箇条書きで／表で
誰のため	部内に共有する用に

会議資料で試したときは、要点と「次に何をするか」が分かる形で返ってきました。膨大な資料から要点だけ知りたいとき、要約は確かな時短になります。

　

ステップ3 自分で確かめる

いちばん大事なのは、返ってきた要約を、そのまま信じないこと。

私のしている確認方法です。

読んだ結果で今後の動きが変わるものは、要約だけで判断しません。資料の要約も、肝心なところは元の文章にあたります。要約を読んでから元の文章をたどると、理解が早まるはずです。

全部を読めなくても、大事なところは読む。AIの要約があれば、両立できます。

　

そのまま使える要約プロンプト

コピーしてすぐ使える、3つの型を用意しました。

全体をつかみたいとき、共有したいとき、自分に関係する部分だけ知りたいとき。場面に合わせて選んでください。かっこの中を書き換えるだけで使えます。

　

1枚にまとめる型

長い資料を、A4・1枚で読み切れる分量に変える型です。目安は600字ほどです。

次の文章を要約してください。

・分量：600字以内
・形式：見出し1つと、箇条書き5つまで
・読む人：（部内の職員）
・必ず入れる項目：結論／理由／次にすること

分からない部分は、推測せず「記載なし」と書いてください。

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（ここに文章を貼る）

最後の一文が効きます。「記載なし」と書かせておかないと、書かれていないことを、もっともらしく埋めてしまうことがあります。

人には「A4に1枚」、AIには「600字」。AIは紙のレイアウトを知らないので、字数で伝えるほうが確実です。

　

箇条書きにする型

そのまま部内に共有したいときの型です。

次の文章を、箇条書きで要約してください。

・項目は5つまで
・1項目は40字以内
・専門用語は使わず、中学生でも分かる言葉で
・決まったことと、まだ決まっていないことを分けて書く

---
（ここに文章を貼る）

「中学生でも分かる言葉で」は、実際に使っている言い回しです。難しい言葉を避けてくれるので、そのまま配っても伝わります。

「決まったことと、まだ決まっていないこと」を分けさせるのも大事です。2つが混ざると、読んだ人が勘違いします。

　

相手に合わせて変える型

自分に関係する部分だけ知りたいときの型です。3つのうち、いちばん効きます。

次の文章のうち、（○○を担当している立場）にとって
必要な部分を教えてください。

・自分の業務に関係する箇所を厚めに
・関係しない箇所は1行でまとめて構いません
・この内容が自分の仕事にどう関わるかも教えてください

---
（ここに文章を貼る）

全体をまんべんなく縮めるのではなく、自分に関係する部分を厚く書いてくれます。

論文を読んだときは、要約だけでなく「自分の業務とどう関わるか」まで相談できました。要約を出させて終わりにせず、続けて相談できるのが、AIを使う利点です。

　

長い資料を渡すコツ

要約したい資料が長いと、途中で切れたり、エラーになったりします。渡し方を少し工夫するだけで、通るようになります。ファイルで渡す方法、区切って渡す方法、そして分量の目安をお伝えします。どれも特別な操作はいりません。

　

ファイルで渡す

文章をコピーして貼るのではなく、ファイルのまま渡す方法があります。チャット画面のクリップのマークから、WordやPDFのファイルを添付できます。

長い資料ほど、こちらのほうが楽です。コピーの貼り忘れも起きません。

ただし、ファイルごと渡すということは、中身を全部渡すということです。職場の資料をそのまま添付する前に、次の章を読んでください。

　

区切って渡す

資料が長すぎて途中で切れるときは、章ごとに分けて渡しましょう。

「これから資料を3回に分けて送ります。すべて送り終えてから要約してください」と最初に伝えておくと、途中でまとめ始めずに待ってくれます。

送り終えたら「以上です。要約してください」と伝えましょう。ひと声かけるだけで、長い資料も扱えるようになります。

　

分量の目安

一度に渡せる分量には上限があり、使うAIやプランによって変わります。はっきりした数字は公開されていないことが多く、実際に試して確かめるのが早いです。

目安として、A4で数ページなら、まず問題なく通ります。超えそうなら区切る、と考えておけば十分でしょう。

途中で切れたときは、要約の内容も中途半端になります。最後まで読み込めているか、要約の中に資料の終わりのほうの話が入っているかで確かめてください。

　

要約で気をつけること

便利な分、気をつけたいことが3つあります。

• 抜け落ちる情報
• 数字と固有名詞の間違い
• 入れてはいけない情報

　どれも知っていれば防げますので、順に確認していきましょう。

　

抜け落ちる情報

要約は、短くするために何かを捨てています。問題は、何が捨てられたかが見えないことです。

よく抜けるのが、結論に至った背景です。「こう決まりました」は残っても、「なぜそう決まったか」が消えます。後から質問されたときに答えられず、結局もとの資料を読み直すことになります。

背景まで知りたいときは、最初にひとこと添えてください。「結論だけでなく、そこに至った理由も残して」の一言で変わります。

　

数字と固有名詞の確認

日付、金額、人数、名称。4つとも、要約のあとに必ず目で確かめてください。

見た目が整っているほど、間違いは見落とされます。すらすら読める文章の中に数字が1つ紛れていても、疑わずに読み飛ばしてしまいます。

元の資料と並べて、指さしで確認するだけで十分です。1分もかかりません。

　

入れてはいけない情報

要約は、元の文章をまるごと渡す作業です。だからこそ、何を渡すかの判断が要ります。

• 患者さんや職員の名前
• 公表前の数字や、まだ決まっていない方針
• 契約に関わる金額

迷ったときの確かめ方は簡単です。渡そうとしている文章を、宛先を間違えてメールで送ってしまったら困るかどうか。困るなら、渡さないでください。

　

よくある質問

最後に、要約を使うときによく出る疑問にお答えします。費用のこと、職場での伝え方、ファイルの扱いまで、気になりやすい順に並べました。

　

無料でもできるのか

できます。文章を貼って要約してもらうだけなら、無料のままで足ります。

ただし、無料プランには使える量の上限があります。長い資料を続けて頼むと途中で止まることがあるので、急ぎの作業は余裕をもって始めてください。

　

AIで要約したと職場に伝えるべきか

まず、職場にAIの利用についてのルールがあるかを確認してください。ルールの有無が出発点です。

そのうえで私が思うのは、人に頼んでいたことをAIに頼むのと同じということです。外注先がAIになった、という感覚に近いかもしれません。隠すようなことではないと考えています。

大事なのは、受け取ったあとの仕事です。もっともらしい文章の中で、論理がおかしい、論点がずれていると気づけるか。気づいて直せるか。仕上げの責任は、出した人にあります。責任を引き受けるなら、道具として使って構わないと思います。

　

WordやPDFも要約できるのか

できます。チャット画面のクリップのマークから、ファイルを添付して渡せます。

画像として取り込まれたPDF（紙をスキャンしたもの）は、文字として読み取れないことがあります。要約がおかしいときは、文字が選択できるPDFかどうかを確かめてみてください。

　

要約が長すぎるとき

字数を指定してください。「300字で」「箇条書きで5つまで」のように、数で伝えるのがいちばん効きます。

それでも長いときは「もっと短く」ではなく「半分にして」と伝えてみましょう。曖昧な言葉より、具体的な指示のほうが通ります。

　

要約しないほうが速い場合はあるか

あります。短い資料なら、条件を考えて指示を打つより、そのまま読んだほうが速いです。

私も「指示を出すより読んだほうが早かったな」と思ったことが何度もあります。要約が効くのは、ページ数が多いときです。私は、読むのに5分以上かかりそうな資料から要約にかけます。それより短ければ、そのまま読んだほうが速いです。

　

議事録にも使えるのか

使えます。会議の文字起こしを要約して、部内に共有する形がよく使われます。

ただし、会議の録音から議事録を作る流れには、別に気をつけたいことがあります。そちらは別の記事にまとめました。

　

まとめ

ChatGPTで要約するときの流れを振り返りましょう。

要約は、読む時間を減らす道具です。全部を読めなくていい。でも、大事なところは読む。線を引けるかどうかで、使い心地が変わります。

まずは、次に届く長いメールで試してみてください。半分の長さになって返ってくるだけでも、気持ちがずいぶん楽になります。